Рабочая памятка · редакционная методика

ОжиданиеДокумент и точный ключ товара
Физический фактКоличество, место и состояние
РешениеДопуск, удержание и ответственный

Одинаковый общий итог не закрывает расхождения по отдельным товарам.

Открыть пустой бланкПосмотреть пример
Бланк можно заполнить в браузере или распечатать. До закрытия вкладки сохраните заполненное через «Печать → PDF». Автосохранения, расчётов и отправки в WMS нет.

Если по документу приехало 30 единиц, а на столе лежит 28, склад должен сохранить оба числа. Если из 30 найденных единиц три повреждены, физическое количество по-прежнему равно 30. Для работы нужна отдельная запись о том, сколько товара можно допустить дальше, а сколько остаётся на проверке.

Ниже — протокол для начальника склада и принимающего сотрудника: от первого пересчёта до решения по спорной строке. В отличие от обзора адресного склада, он помогает разобрать конкретную поставку и передать незакрытые вопросы следующей смене.

Рабочие файлы

Шаблон не отправляет данные в учётную систему. Введённый текст сохраняйте через «Печать → Сохранить как PDF» до закрытия вкладки. Это операционный бланк: порядок договорной приёмки, претензий и учётных документов нужно определить для своей поставки.

1. Определите, что именно не совпало

Для каждой строки сравнивайте конкретный товар одного владельца, в одной единице измерения. Размер, цвет, партия или серия могут менять смысл строки. Если сравнивать только общую сумму коробок или штук, ошибки разных товаров могут скрыть друг друга.

Вид расхождения Наблюдаемый признак Что записать Что не делать
Недостача Обнаружено меньше единиц того же SKU, чем ожидалось Ожидалось, найдено, результат повторного счёта, какие места проверены Добавлять отсутствующее количество в остаток ради совпадения с документом
Излишек Того же SKU обнаружено больше, чем ожидалось Фактическое количество, отдельно спорный избыток, его место Сразу разрешать выдачу лишних единиц без принятого основания
Пересорт Найден другой вариант или SKU при недостатке ожидаемого Две связанные строки и общий ID случая Переименовывать найденный товар в ожидаемый или погашать разницу общим итогом
Повреждение Товар физически есть, но состояние требует решения Сколько найдено всего, сколько повреждено, признак и фото Вычитать повреждённые единицы из физического количества, а затем учитывать их повторно

На узком экране таблицу можно прокрутить вправо.

Эти признаки могут сочетаться. Например, из ожидаемых 20 банок приехало 18, причём две имеют трещины. Это недостача двух единиц и повреждение двух из 18 найденных. При условии допуска остальных получается: обнаружено 18, допущено 16, удержано 2.

Наличие лишнего размера рядом с недостающим — основание расследовать пересорт. Оно ещё не устанавливает причину ошибки или виновную сторону. До подтверждения сохраняйте наблюдение: «M — на две меньше, L — две без строки в документе».

2. Зафиксируйте один срез четырьмя числами

В протоколе используются четыре показателя:

Поле Что оно означает
Ожидалось, E Количество по конкретной версии исходного документа
Обнаружено, O Физически пересчитанное количество, включая повреждённые и спорные единицы
Допущено, U Количество из этой приёмки, разрешённое к следующей операции по принятому у вас порядку
Удержано, H Найденные единицы, по которым допуск пока не дан

На узком экране таблицу можно прокрутить вправо.

Для одного момента до последующих движений проверяйте O = U + H. Разница количества — O − E. Отрицательная разница означает недостачу, положительная — излишек. Удержание описывает состояние найденного товара, поэтому отсутствующие единицы в H не попадают.

U не равно автоматически доступному остатку для маркетплейса. У допущенного товара могут существовать резервы и другие ограничения. Их рассчитывают в соответствующем учётном процессе.

Если документ содержит короба, а склад считает штуки, сначала установите состав короба и основание пересчёта. Запишите обе единицы и коэффициент, подтверждённый именно для этой позиции. Не превращайте непроверенное «обычно десять внутри» в фактическую приёмку.

Сканирование грузового места также не заменяет проверку его состава. По разъяснению GS1, SSCC идентифицирует логистическую единицу, например короб или палету, и связывает её с информацией. Из этого следует практическое ограничение: прочитанный код места сам по себе не доказывает количество и состояние каждой вложенной вещи. GS1: логистическая единица и SSCC.

3. Обычная приёмка: от документа до допуска

  1. Сохраните вход. Запишите поставку, отправителя, владельца товара, документ и его версию. Отметьте момент среза с часовым поясом. Если состав меняется в переписке, новая версия должна быть различима.
  2. Определите границы пересчёта. Какие грузовые места уже предъявлены, какие ещё ожидаются, где лежит пересчитанный товар. Иначе одна часть поставки может попасть в счёт дважды.
  3. Проверьте идентичность. Сопоставьте SKU, вариант, единицу, при необходимости партию или серию. Неизвестный код оставьте отдельной строкой до идентификации.
  4. Пересчитайте и осмотрите. Запишите O независимо от ожидания. Разделите найденное на U и H по установленным критериям.
  5. Разместите с сохранением связи. У допущенной и удержанной частей должны быть известны место и количество. При разделении одной строки на две зоны не создавайте второй приход того же товара.
  6. Сверьте результат. Проверьте баланс строки, фактические места и доступ к следующей операции. Для строки без отклонений завершите приёмку; для спорной создайте карточку случая.

Не обязательно удерживать всю поставку из-за одного независимого расхождения. Можно выделить подтверждённые строки и спорную часть, если так устроены ваш процесс, договор и учётная система. Если из-за смешанной упаковки нельзя установить принадлежность единиц, границу проверки придётся расширить.

4. Карточка расхождения: что должно остаться после разговора

Сообщение «опять недоложили» не позволяет восстановить событие. В карточке нужны:

  • ID случая и ссылки на затронутые строки;
  • наблюдаемый признак и результаты первого и повторного счёта;
  • исходный документ, его строка и единица;
  • ID грузового места, фото или ссылка на доступный ответственным файл;
  • фактическое место, количество и ограничение для удержанного товара;
  • ответственный за разбор, согласующий решение и время следующей проверки;
  • отдельно согласованное решение и подтверждение его исполнения.

Фотография должна помогать связать повреждение или состав с конкретной строкой и местом. Снимок россыпи одинаковых вещей без идентификатора оставляет эту связь неясной. Если фото недоступно следующей смене, одной ссылки в чате недостаточно: проверьте права доступа и сохранность файла.

Такое разделение факта, причины и действия встречается и в документации систем качества. Например, форма Quality alerts в Odoo 19.0 связывает сообщение с товаром или вариантом, ответственным, описанием и корректирующими действиями. Это пример структуры записи; наличие таких полей в другом продукте не подтверждает реализацию в Skirbo. Odoo 19.0: Quality alerts.

При недостаче

Проверьте, закончена ли разгрузка, нет ли второго места, не смешаны ли уже пересчитанные и непроверенные единицы. Сверьте единицу и повторите счёт, по возможности другим сотрудником. Если факт подтвердился, сохраните исходное ожидание и наблюдаемое количество. Дальнейшую поставку недостающего товара оформляют как отдельное событие со связью с исходным случаем.

При излишке

Отделите лишнее количество от допущенного. Укажите, где оно лежит и кто выясняет основание. Возможные решения — принять по согласованному основанию или вернуть. Выбор решения не должен происходить автоматически только потому, что товар физически оказался на складе.

При пересорте

Создайте строку ожидаемого товара с недостачей и отдельную строку найденного товара. Свяжите их одним ID расследования. Подтверждайте решение по каждой: какой вариант остаётся, какой возвращается, что меняется в документах, остаётся ли обязательство допоставки. Совпадение числа штук не отвечает на эти вопросы.

При повреждении

Сохраните найденное количество целиком, затем выделите повреждённую часть. Опишите конкретный признак: трещина, деформация, нарушение упаковки, неполная комплектация. «Брак» без описания недостаточен для следующего решения. Способ безопасного обращения с повреждённым товаром определяется его свойствами и вашей рабочей процедурой.

5. Изоляция работает, когда совпадают место и ограничение

Отдельная полка с табличкой не гарантирует, что товар перестал участвовать в резервировании. И наоборот: статус в программе не защищает от физического отбора, если удержанные единицы смешаны с обычными.

Проверьте обе стороны. На месте должны быть ID случая и количество; в процессе выдачи — действующий запрет для этих единиц. На учебном наборе убедитесь, что сотрудник не может взять их обычным путём подбора. Если система пока не поддерживает требуемое разделение, используйте согласованный ручной порядок и явно исключите спорную часть из источника доступности.

Microsoft описывает inventory blocking как способ запретить резервирование физически имеющегося количества другими исходящими документами. В Odoo 19.0 при настроенной проверке можно указать количество, не прошедшее контроль, и направить его в отдельное место. Это две разные части задачи: ограничить использование и сохранить местонахождение. Конкретные настройки и поведение своей системы проверяйте отдельно. Microsoft: блокировка запаса, Odoo 19.0: Failure locations.

Если одна вещь одновременно имеет признак повреждения и удерживается из-за документа, она остаётся одной физической вещью. Не складывайте два основания удержания как два количества.

6. Кто принимает решение и что считается завершением

Полномочия стоит установить до первой спорной поставки. В предлагаемом протоколе роли разделены так:

Роль Что фиксирует или решает
Принимающий Факт, количество, состояние, место и первичные доказательства
Проверяющий / руководитель смены Повторный счёт, корректность разделения и контроль доступа к выдаче
Ответственный за поставку Собирает ответ контрагента, поддерживает связь с документами и следующую проверку
Уполномоченный владельцем товара Согласует судьбу конкретного количества в пределах своих полномочий
Исполнитель операции Выполняет согласованное размещение, допуск или возврат и оставляет ID действия
Проверяющий результат Сверяет физический факт и запись, отмечает оставшееся удержание

На узком экране таблицу можно прокрутить вправо.

На небольшом складе человек может совмещать роли. Тогда всё равно запишите отдельно наблюдение, основание решения и выполненное действие. Избегайте ситуации, когда фраза «согласовали» заменяет все три записи.

Для завершения складской части нужны фактическое действие и сверка. Для завершения спора могут потребоваться другие подтверждения. Товар уже возвращён, а документы ещё согласуются — это нормальное различие статусов, которое нужно сохранить.

7. Учебный пример: всего 80, но приёмка не сошлась

Все данные ниже вымышлены. Один владелец DEMO-ВЛАДЕЛЕЦ-A, единица — штука. Срез сделан до последующих движений. Каждая строка в полном файле дополнена партией, местом и карточкой случая. В исходном документе пять товарных позиций; найденный размер L добавлен только в протокол. Номер строки протокола и номер строки исходного документа сохраняются раздельно.

Товар E O U H O − E
Кабель 1 м 20 20 20 0 0
Контейнер 1 л 30 28 28 0 −2
Чехол серый 10 12 10 2 +2
Перчатки M 8 6 6 0 −2
Перчатки L 0 2 0 2 +2
Банка стеклянная 12 12 9 3 0
Контроль числа единиц 80 80 73 7 Общий итог не погашает строки

На узком экране таблицу можно прокрутить вправо.

Получено 80 физических единиц: 73 допущены и 7 удержаны. Недостаёт двух контейнеров и двух перчаток M. Два лишних чехла и две перчатки L не закрывают эти обязательства. Три повреждённые банки входят в физические 12 банок и в удержанные 7 единиц поставки.

Предположим, позже согласовали возврат трёх повреждённых банок. Само согласование не уменьшает физическое количество. До передачи H остаётся равным 7. После фактической передачи трёх банок, если иных движений не было, на складе остаётся 77 = 73 допущенные + 4 удержанные.

Первоначальный срез не переписывают: 80 = 73 + 4 + 3 переданные обратно. Возврат отражён отдельным событием. Споры по недостаче, лишним чехлам и размеру L продолжаются. Именно такая история позволяет объяснить каждое число.

8. Передача смены и условия закрытия

Для каждого открытого ID следующей смене передайте фактическое место, количество H, ответственного и следующее действие. У недостачи может не быть физически удержанного товара, но остаётся вопрос по поставке. Поэтому список открытых случаев нельзя строить только по остаткам зоны изоляции.

Перед закрытием проверьте:

  1. По каждой строке объяснены ожидание, физический факт и допуск.
  2. Решение относится к определённому SKU, владельцу и количеству.
  3. Согласование имеет основание и автора.
  4. Движение или изменение допуска действительно выполнено, а не только запланировано.
  5. Текущие места и ограничения сверены.
  6. Оставшиеся обязательства имеют свой статус и ответственного.

Не закрывайте случай только из-за возраста записи. Долгое ожидание требует следующего действия или эскалации по вашему порядку, а не автоматического признания товара годным.

9. Где заканчивается этот протокол

Бланк не заменяет специальную процедуру для товаров с требованиями к температуре, безопасности, маркировке или прослеживаемости. При необходимости добавьте конкретные параметры осмотра и основания допуска. Здесь нет универсального срока претензии, обязательной формы акта или правила отражения в бухгалтерском учёте.

Протокол также не определяет виновника по фотографии и не доказывает право распоряжения товаром. Для этих вопросов нужны применимые документы и полномочия. Физическое наблюдение следует сохранить даже тогда, когда решение пока неизвестно.

Следующий шаг: проверьте одну поставку

Возьмите пустой бланк и разберите одну небольшую поставку. Проверьте, сможет ли другой сотрудник по записям найти удержанный товар, воспроизвести разницу и назвать следующее действие.

Для обсуждения процесса в Skirbo подготовьте обезличенный пример: одна обычная строка, одна недостача, частичное повреждение и другой вариант товара. На проверке попросите показать фактический приход, выделение спорного количества, ограничение его использования и историю последующего решения. Готовность этих операций подтверждают по результату конкретного испытания; эта статья её не заявляет.

Если расхождение обнаружено уже после размещения, используйте поэтапный пересчёт. Если товар вышел из приёмки, но не дошёл до ячейки, разбирайте незавершённое перемещение.

Источники и дата проверки

Материал и учебный протокол подготовлены 31 октября 2026 года. Процедура и числа примера — авторская методика. Ссылки ниже подтверждают только указанные свойства своих систем и идентификаторов.

  • Microsoft Learn, Create and maintain an inventory blocking. Dynamics 365 Supply Chain Management; страница обновлена 30.12.2025, прочитана 31.10.2026.
  • Odoo, Failure locations, документация версии 19.0. Содержание сверено 31.10.2026 по официальному репозиторию документации.
  • Odoo, Quality alerts, документация версии 19.0. Содержание сверено 31.10.2026 по официальному репозиторию документации.
  • GS1, What is a Logistics unit and how is it identified?. Страница обновлена 22.08.2024, прочитана 31.10.2026.

Подготовлено редакцией Skirbo. Примеры учебные; описанный порядок не подтверждает автоматизацию всех шагов в конкретном кабинете.